Rangkuman Buku Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi (Bab 13)

BAB 13

MANAJEMEN RISIKO PROYEK

Bagaimana melaksanakan proyek sesuai jadwal dan biaya yang direncanakan adalah fokus dari manajemen proyek. Sejak pertengahan 1980, perusahaan mulai menyadari perlunya kebutuhan mengintegrasikan risiko teknis ke dalam risiko jadwal dan biaya. Proses manajemen risiko dikembangkan dan diimplementasikan sehingga informasi mengenai risiko tersedia bagi pengambil keputusan kunci.

Risiko

Risiko merupakan kombinasi dari probabilitas suatu kejadian dan konsekuensi dari kejadian tersebut, dengan tidak menutup kemungkinan bahwa ada lebih dari satu konsekuensi untuk satu kejadian, dan konsekuensi bisa merupakan hal yang positif maupun negatif.

Probabilitas terjadinya risiko sering disebut dengan risk likelihood, sedangkan dampak yang akan terjadi jika risiko tersebut terjadi dikenal dengan risk impact dan tingkat kepentingan risiko disebut dengan risk value atau risk exposure.

Jenis-jenis risiko antara lain:

1 . Risiko operasional

Kejadian risiko yang berhubungan dengan operasional organisasi mencakup risiko yang berhubungan dengan sistem organisasi, proses kerja, teknologi dan sumber daya manusia.

2. Risiko Finansial

Risiko yang berdampak pada kinerja keuangan organisasi seperti kejadian risiko akibat dari fluktuasi mata uang, tingkat suku bunga termasuk risiko pemberian kredit, likuiditas dan pasar.

3. Hazard Risk

Risiko yang berhubungan dengan kecelakaan fisik seperti kejadian atau kerusakan yang menimpa harta perusahaan dan adanya ancaman perusahaan.

4. Strategic Risk

Risiko yang berhubungan dengan strategi perusahaan, politik, ekonomi, peraturan dan perundangan. Risiko yang berkaitan dengan reputasi organisasi kepemimpinan dan termasuk perubahan keinginan pelanggan.

Manajemen Risiko

Manajemen Risiko pada dasarnya adalah proses menyeluruh yang dilengkapi dengan alat, teknik, dan sains yang diperlukan untuk mengenali, mengukur, dan mengelola risiko secara lebih transparan.

Tujuan manajemen risiko adalah mencegah atau meminimisasi pengaruh yang tidak baik akibat kejadian yang tidak terduga melalui menghindari risiko atau mempersiapkan rencana kontingensi yang berkaitan dengan risiko tersebut.

Definisi Manajemen Risiko

Risiko proyek (project risk) adalah suatu peristiwa (event) atau kondisi yang tidak pasti (uncertaint), jika terjadi mempunyai pengaruh positif maupun negatif pada tujuan proyek.

Dalam manajemen proyek, yang dimaksud dengan manajemen risiko proyek adalah seni dan ilmu untuk mengidentifikasi, menganalisis, dan merespon risiko selama umur proyek dan tetap menjamin tercapainya tujuan proyek.

Ada tiga kunci yang perlu diperhatikan dalam manajemen risiko agar bisa efektif :

1. Identifikasi, analisis dan penilaian risiko pada awal proyek secara sistematis dan mengembangkan rencana untuk menanganinya.

2. Mengalokasikan tanggungjawab kepada pihak yang paling sesuai untuk mengelola risiko.

3. Memastikan bahwa biaya penanganan risiko cukup kecil dibanding dengan nilai proyeknya.

Toleransi Terhadap Risiko

Setidaknya ada 3 tipe bagaimana individu atau kelompok dalam menghadapi risiko, yaitu penghindar risiko (risk avoider), netral dan pencari risiko (risk seeker).

Kepastian, Risiko dan Ketidakpastian

Pengambilan keputusan secara umum bisa masuk ke dalam tiga kategori. Yaitu, dalam keadaan pasti (certain), di bawah risiko (underrisk), dan dalam keadaan tidak pasti (uncertaint).

Kepastian

Dalam keadaan pasti, maka selalu ada strategi yang dominan dibanding strategi yang lain.

Risiko

Pengambilan keputusan dalam keadaan di bawah risiko (under risk), perlu menghitung kemungkinan laba dari nilai ekspektasi total dari setiap strategi.

Ketidakpastian

Dalam ketidakpastian, tidak ada nilai peluang yang diketahui untuk masing-masing kondisi pasar. Ada 3 kriteria untuk memilih strategi terbaik dalam kondisi seperti ini:

1 . Hurwicz atau maximax, memaksimasi profit yang maksimum. Ini adalah pilihan untuk para penganut risk taker/seeker.

2. Wald, minimax, yaitu meminimasi profit yang maksimum

3. Savage, atau maximin, yaitu berusaha meminimumkan regret (penyesalan) dari alternatif yang ada.

Proses Manajemen Risiko

Proses yang dilalui dalam manajemen risiko adalah:

1. Perencanaan manajemen Risiko

2. Identifikasi Risiko

3. Analaisis risiko Kualitatif

4. Analisis risiko kuantitatif

5. Perencanaan respon risiko

6. Pengendalian dan monitoring risiko

Perencanaan manajemen risiko (Risk management planning)

Perencanan meliputi langkah memutuskan bagaimana mendekati dan merencanakan aktifitas manajemen risiko untuk proyek. Dengan melihat lingkup proyek, rencana manajemen proyek dan faktor lingkungan perusahaan, tim proyek bisa mendiskusikan dan menganalisis aktifitas manajemen risiko untuk proyek-proyek tertentu. Hasil dari proses ini adalah rencana manajemen risiko (risk mangement plan).

Yang diperlukan untuk membuat perencanaan ini:

1. Project charter

2. Kebijakan manajemen risiko organisasi

3. Susunan peran dan tanggungjawab

4. Toleransi stakeholder terhadap risiko

5. Template untuk rencana manajemen risiko organisasi

6. Work Breakdown Structure (WBS)

Hal-hal yang tercakup dalam Risk management plan adalah:

1. Metodologi. Mendefinisikan alat, pendekatan dan sumber data yang mungkin digunakan dalam manajemen risiko proyek tertentu.

2. Peran dan tanggungjawab. Definisikan tanggungjawab dan peran utama, pendukung dan keanggotaan tim manajemen risiko untuk setiap tindakan dalam risk management plan.

3. Budget. Berisi rencana anggaran untuk manajemen risiko proyek

4. Waktu. Berisi rencana waktu pelaksanaan proses manajemen risiko akan dilakukan selama siklus hidup proyek.

5. Scoring dan interpretasi. Metode scoring dan interpretasi yang sesuai untuk tipe dan dan waktu untuk analisis risiko kualitatif dan kuantitatif yang akan dilakukan.

Identifikasi Risiko

Identifikasi bisa dilakukan dengan melihat asal dan problemnya:

1. Analisis sumber, sumber bisa berasal dari internal atau eksternal dari sistem yang menjadi target dari manajemen risiko.

2. Analisis Problem, Risiko berhubungan dengan kekhawatiran.

Metode Identifikasi risiko yang umum adalah:

1. Identifikasi Risiko berdasarkan Tujuan

Perusahaan dan tim proyek mempunyai tujuan-tujuan. Setiap kejadian yang membahayakan pencapaian tujuan secara perbagian atau menyeluruh diidentifikasikan sebagai risiko.

2. Identifikasi Risiko berdasarkan Skenario

Dalam analisa skenario, skenario-skenario yang berbeda diciptakan. Skenario-skenario mungkin menjadi jalan alternatif untuk mencapai tujuan, atau sebuah analisa dari hubungan kekuatan.

3. Identifikasi risiko berdasarkan Taksonomi

Taksonomi di sini adalah breakdown sumber risiko yang mungkin. Berdasarkan taksonomi dan pengetahuan praktik yang ada, daftar pertanyaan disusun. Jawaban dari pertanyaan-pertanyaan menunjukkan risiko yang ada.

4. Common-risk checking

Ada beberapa daftar risiko yang sudah biasa terjadi dan di sini dilakukan pemilihan mana yang sesuai untuk proyek yang ditangani.

Teknik pengumpulan Informasi:

1. Brainstonning,

2. Interviewing

      3. Delphi Technique

4. Checklist

Analisis Risiko / kualitatif

Analisis Risiko adalah rangkaian proses yang dilakukan dengan tujuan untuk memahami signifikansi dari akibat yang akan ditimbulkan suatu risiko, baik secara individual maupun portofolio, terhadap tingkat kesehatan dan kelangsungan proyek.

Secara umum terdapat dua metodologi analisa risiko, yaitu

1. Kuantitatif; Analisa berdasarkan angka-angka nyata (nilai finansial) terhadap besamya kerugian yang terjadi.

2. Kualitatif; sebuah analisa yang menentukan risiko tantangan organisasi di mana penilaian tersebut dilakukan berdasarkan intuisi, tingkat keahlian dalam menilai jumlah risiko yang mungkin terjadi dan potensi kerusakannya.

Analisis kualitatif dalam manajemen risiko adalah proses menilai (asssesment) impact dan kemungkinan dari risiko yang sudah diidentifikasi. Proses ini dilakukan dengan menyusun risiko berdasarkan efeknya terhadap tujuan proyek.

Analisis Risiko / kuantitatif

Analisa risiko secara kuantitatif adalah salah satu metode untuk mengidentifikasi risiko kemungkinan kerusakan atau kegagalan sistem dan memprediksi besarnya kerugian.

Tahap-tahap Analisa Risiko Kuntitatif:

• Menentukan nilai informasi dan asset baik secara tangible dan intangibel.

• Menetukan estimasi kerugian untuk setiap risiko yang teridentifikasi.

• Melakukan analisa resiko

• Memperoleh risiko yang berpotensi terjadi.

• Memilih langkah-langkah atau strategi penanganan (Safeguards) untuk setiap risiko.

• Menentukan aksi untuk merespon risiko yang ada (e.g. mitigasi, menghindar, menerima).

Penanganan Risiko (Risk Response Planning)

Risk response planning adalah proses yang dilakukan untuk meminimalisasi tingkat risiko yang dihadapi sampai pada batas yang dapat diterima.

Secara umum teknik yang dllterapkan untuk menangani risiko dikelompokkan dalam beberapa kategori, yaitu :

1. Menghindari Risiko

Cara ini dilakukan dengan tidak melakukan aktivitas yang mendatangkan risiko. Dalam hal pengerjaan proyek bisa dilakukan dengan cara merubah rencana proyek untuk menghilangkan risiko.

2. Reduksi Risiko (mitigasi)

Meliputi langkah-langkah untuk mengurangi peluang terjadinya risiko. Melakukan tindakan awal untuk mengurangi peluang terjadinya risiko pada proyek akan lebih efektif daripada memperbaiki setelah suatu kejadian berisiko terjadi.

3. Menerima Risiko

Menerima kerugian jika kejadian yang berisiko terjadi. Ini bisa dilakukan jika risiko yang ditimbulkan kecil. Atau tidak ada cara lain lagi untuk menangani.

4. Transfer Risiko

Mengalihkan risiko ke pihak lain. Cara yang umum dalam bisnis adalah membeli asuransi. Dengan asuransi, kita berusaha mengalihkan risiko ke pihak lain.

Memonitor dan Mengendalikan Risiko (Risk monitoring and control)

Tujuan dari monitoring risiko adalah memastikan apakah :

1 . Respon terhadap risiko dijalankan sesuai rencana

2. Tindakan untuk respon terhadap risiko seefektif yang diharapkan atau respon baru perlu dikembangkan

3. Asumsi proyek masih valid

4. Risk exposure sudah berubah

5. Prosedur dan kebijaksanaan yang tepat sudah diikuti

6. Risiko-risiko terjadi tanpa teridentifikasi sebelumnya

Yang Bertanggungjawab terhadap Risiko

Untuk setiap risiko yang diidentifikasi hendaknya jelas siapa pemilik/penanggungjawabnya. Tanggungjawab dan peran terhadap proses manajemen risiko berbeda tingkatan untuk setiap bagian/ stakeholder dari manajemen proyek.

Peran-peran kunci dalam manajemen risiko dan tanggungjawabnya adalah:

1. Senior management

2. Sponsor
3. Manajer Proyek Direktur
4. Pemilik risiko (Risk Owners)
5. Manajer Risiko (Risk Manager)
6. Tim Proyek

Rangkuman Buku Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi (Bab 12)

BAB 12

MENGELOLA KONFLIK DALAM PROYEK

Konflik yang tidak dikelola dengan baik sangat berpotensi untuk menggagalkan pencapaian tujuan organisasi. Pandangan tradisional menganggap konflik sebagai hal yang harus dihindari, tidak sehat, dan sebagai masalah. Pandangan ini dianggap kurang benar dalam perspektif manajemen proyek. Dalam pelaksanaan proyek sesuai dengan karakteristiknya, sangat berpotensi munculnya konflik baik antara orang, antara departemen atau antara tim proyek dengan user.

Munculnya Konflik

Konflik Antara User dan Kontraktor

Konflik antara user dan kontraktor sudah akan muncul ketika keduanya terlibat untuk negosiasi kontrak. Masing-masing pihak biasanya akan lebih mementingkan pihaknya sendiri daripada mengembangkan kepercayaan dan saling bekerja sama untuk mencapai kesepakatan yang saling menguntungkan.

Konflik dalam Organisasi Proyek

Di dalam organisasi sendiri sangat besar peluang untuk terjadinya konflik. Prioritas pekerjaan, jadwal, dan alokasi sumberdaya adalah sumber-sumber potensial terjadinya konflik dalam organisasi proyek.

Manfaat Adanya Konflik

Dampak-dampak positif yang bisa muncul dari adanya konflik antara lain:

1 . Bisa menghasilkan ide-ide baru yang lebih baik

2. Memacu orang untuk mencari dan menemukan pendekatan-pendekatan baru dalam menyelesaikan masalah

3. Memunculkan masalah lama ke permukaan dan kesepakatan tentang adanya masalah tersebut

4. Memacu orang untuk menjelaskan pandangannya

5. Menyebabkan tekanan yang akan menstimulasi perhatian dan kreativitas seseorang

6. Memberikan kesempatan kepada seseorang untuk menguji kapasitas kemampuannya

Konflik Selama Siklus Hidup Proyek

Sumber-sumber penyebab konflik yang sering muncul dalam pelaksanaan proyek antara lain:

1 . Penjadwalan proyek

2. Prioritas proyek

3. Alokasi tenaga kerja

4. Masalah teknis dan trade off hasil fisik

5. Prosedur administrasi

6. Perbedaan inter personal

7. Biaya

8. Peralatan dan fasilitas

Ada tiga penyebab utama konflik menurut studi Thamhain dan Wilemon, yaitu: penjadwalan proyek, prioritas proyek, dan tenaga kerja.

Pemecahan Konflik

Beberapa metode untuk mengurangi atau memecahkan konflik, yaitu :

1. Konfontrasi

Yakni menghadapi masalah konflik secara langsung. Ini dilakukan dengan mengenali masalah dan potensi masalah untuk kemudian dihadapi secara langsung. Konfontrasi cocok untuk situasi dimana:

• Kedua belah pihak ingin menang

• Ingin menurunkan biaya

• Ada cukup waktu

• Saling percaya

2. Kompromi

Dengan kompromi diharapkan semua pihak akan mendapat tingkat kepuasan tertentu. Dalam hal ini diperlukan kerelaan semua pihak untuk menerima pendapat pihak lain. Kompromi cocok untuk situasi dimana:

• Kedua belah pihak ingin menang

• Tidak ada cukup waktu

• Anda ingin menjaga hubungan baik pihak-pihak yang terlibat konflik

• Anda tidak mendapat apa-apa jika tidak kompromi

• Pihak lain sekuat Anda posisinya

• Kita tidak yakin kalau kita benar

3. Mengurangi tingkat kepentingan ketidaksepakatan (menganggap tidak ada konflik) / akomodasi

Cara ini dilakukan dengan menganggap ketidaksepakatan yang terjadi tidak pernah ada, berusaha untuk mengecilkan perbedaan yang ada dan menekankan kepentingan yang sama, sebelum ketidaksepakatan ini keluar dari proporsi yang seharusnya.

Cara ini sesuai untuk situasi di mana:

• Tujuan yang dicapai sangat sulit

• Untuk menciptakan kewajiban tawar-menawar di waktu mendatang

• Sembarang solusi sudah cukup

• Anda ingin keharmonisan

• Menciptakan good will.

• Jika kita akan kalah

• Taruhannya kecil

4. Menggunakan kekuasaan (Forcing)

Cara pengatasan konflik dengan menggunakan kekuasaan sehingga terjadi kondisi menang-kalah. Forcing sesuai untuk situasi di mana:

• Situasi "do or die"

• Anda benar

• Taruhannya besar

• Prinsip yang penting menjadi taruhan

• Hubungan baik pihak yang terlibat konflik tidak penting

• Keputusan harus dibuat cepat

• Anda lebih kuat posisinya

5. Menghindar (Withdrawing)

Cara ini sering dianggap sebagai solusi sementara untuk sebuah persoalan konflik. Masalah yang ada bisa datang lagi dan konflik bisa muncul lagi. Cara ini sesuai untuk situasi dimana:

Anda ingin menjaga reputasi atau netralitas

Anda pikir masalahnya akan menghilang sendiri

Anda bisa menang dengan menunda

Anda tidak bisa menang

Jika taruhannya rendah

Jika taruhan tinggi tapi kita belum siap

Mengelola Konflik

Teori Ekspektasi tentang Konflik

Jika dua orang tidak sependapat untuk suatu hal maka itu sering disebut dengan ada konflik personal. Perbedaan bisa saja didasari karena perbedaan latar belakang, sifat, nilai-nilai, dan pengalaman. Dyer mengusulkan suatu langkah untuk mengatasi konflik personal ini dengan apa yang disebut violation of expectation. Jika seseorang melanggar harapan orang lain, berarti telah terjadi reaksi yang negatif.

Metode Kelompok Untuk Menyelesaikan Konflik

Metode-metode penyelesaian konflik dalam kelompok adalah:

1. Teknik Memperjelas Peran

Tujuan dari teknik ini adalah agar setiap orang mengetahui posisi dan tanggungjawabnya masing-masing, dapat mengerti posisi dan tanggungjawab orang lain serta apa yang diharapkan orang lain darinya.

2. Memperjelas Peran-peran Untuk Tim

Pada awal pertemuan perlu dijelaskan agar setiap orang dalam tim memberikan jawaban yang jujur, mengeluarkan uneg-unegnya dan diharapkan semua akan setuju dengan penjelasan ini.

3. Memperjelas Peran Setiap Orang

Kegiatan bisa dimulai dengan satu orang tertentu (misalkan A) untuk menyatakan dalam bentuk tulisan tentang siapa saja yang mempunyai hubungan kerja dengannya dan mengharap perilaku tertentu terhadapnya dalam hubungan kerja. Setelah itu orang ini (A) dan orang yang disebutkannya perlu mengadakan suatu pertemuan untuk membahas mengenai apa saja yang diharapkan orang-orang ini dari si A.

4. Resolusi Konflik dalam Kelompok

Jika beberapa kelompok terlibat konflik karena harapan yang berbeda maka ada cara tersendiri yang diusulkan Dyer. Pertama, setiap kelompok yang menyiapkan daftar pertanyaan mengenai apa yang dibutuhkannya dari kelompok lain. Kelompok-kelompok tersebut selanjutnya saling tukar menukar daftar yang sudah dibuatnya. Dilakukan tawar menawar antar kelompok tersebut untuk mencapai kesepakatan tentang apa yang harus dilakukan oleh setiap kelompok. Agar setiap kelompok tetap punya komitmen terhadap hasil kesepakatan, sebaiknya hasilnya dibuat tertulis.

Rangkuman Buku Manajemen Proyek: Konsep & Implementasi (Bab 11)

BAB 11

PEMILIHAN PROYEK

Suatu perusahaan mungkin mempunyai banyak pilihan proyek dalam waktu yang sama. Jika proyek-proyek yang tersedia menjanjikan keuntungan bagi perusahaan, maka perlu dilakukan pemilihan proyek yang paling menguntungkan baik dari segi finansial atau aspek yang lain.

Beberapa kriteria finansial yang bisa digunakan dalam pemilihan proyek, antara lain:

1. Payback period (PP)

2. Return on investment (ROI)

3. Net present value (NPV)

4. Internal rate of return (IRR)

5. Break even analysis

Payback Period

Adalah periode waktu di mana investasi yang dilakukan perusahaan sudah bisa pulih atau kembali melalui cash flow yang masuk ke perusahaan. Dalam hal ini tidak diperhitungkan bunga atau inflasi.

Return on Investment (ROI)

Return on Investment (ROI) adalah rata-rata profit tahunan dibandingkan dengan jumlah yang diinvestasikan. Atau

Di mana rata-rata profit tahunan didefinisikan sebagai total pendapatan - total pengeluaran.

Net Present value (NPV)

Net Present value (NPV) adalah nilai sekarang dari uang atau cash flow di masa mendatang dengan mempertimbangkan faktor bunga atau interest rate. Dengan konsep ini, uang 100.000 sekarang lebih berharga daripada jumlah yang sama pada 5 tahun mendatang.

Proyek dengan NPV yang tertinggi adalah proyek yang paling sesuai. Proyek dengan NPV negatif adalah proyek yang tidak mengungtungkan.

Internal Rate of Return

IRR, dalam persen muncul ketika NPV = 0. Berlaku aturan, IRR yang dihasilkan suatu proyek harus lebih besar dari biaya dari sumberdaya.

Rumus untuk menentukan IRR sangat kompleks, sebagai konsekuensinya maka cara yang paling sesuai untuk memperoleh IRR adalah dengan merata-ratakan suatu financial Calculator atau spreadsheet dengan menggunakan fungsi IRR. Jika pilihan ini tidak tersedia, maka IRR dapat dikembangkan melalui trial dan error dengan mendefinisikan NPV dari proyek, menggunakan beragam suku bunga, hingga diperoleh hasil NPV nol (mendekati nol).

Analisa Biaya Breakeven

Kadang-kadang perusahaan mengembangkan suatu proyek untuk memproduksi sebuah barang, tetapi perusahaan tersebut mungkin saja tidak memiliki peralatan yang dibutuhkan untuk proses produksi sehingga harus membeli atau menambahkan peralatan yang sesuai. Perusahaan mungkin memiliki beberapa pilihan yaitu salah satu caranya adalah menghitung break even. Break even bisa diartikan sebagai suatu level produksi dimana modal yang dikeluarkan sudah kembali.

1. Break Even

Rumus untuk mencari break even adalah :

Kontribusi per unit = harga penjualan - biaya variabel per unit

2. Titik Alternasi / Swing Point

Swing rate: ketika suatu jumlah tertentu dipesan, kedua pilihan di atas mungkin menguntungkan, tapi ada satu pilihan yang lebih menguntungkan dibanding yang lain.

Rumus untuk mencari Swing Point:

Weighted Scoring Evaluation Model

Model ini dapat digunakan untuk membantu penilaian beberapa proyek yang berbeda dan menentukan proyek mana yang harus dipilih. Pendekatan yang digunakan di sini bersifat non finansial.

Pada model ini terdapat beberapa tahap, yaitu:

1. Pendekatan

2. Memberi bobot faktor

3. Penilaian masing-masing proyek

4. Penilaian proyek

Pendekatan yang dipakai sebagai berikut:

• Mendefenisikan faktor-faktor kesuksesan dalam seluruh proyek

• Mengukur setiap faktor dari kesuksesan

• Menilai setiap proyek terhadap faktor-faktor kesuksesan

• Menerangkan hasil akhir dari tiap proyek.

• Mendefinisikan Faktor-faktor Kesuksesan

Dimulai dengan menjelaskan faktor-faktor apa saja yang dapat mempengaruhi kesuksesan suatu proyek. Sebaiknya jangan membatasi hanya pada satu proyek, tapi harus dilihat hasil akhir dari proyek-proyek secara keseluruhan yang dipunyai perusahaan. Contoh-contoh faktor yang mempengaruhi kesuksesan perusahaan:

• Maksimisasi keuntungan

• Pemanfaatan tenaga kerja

• Pemanfaatan sumberdaya

• Peningkatan pangsa pasar

• Kemampuan untuk memasuki pasar baru

• Pengembangan image perusahaan

• Kepuasan dari pemegang saham

• Tingkat kepastian

• Kesesuaian dengan kebutuhan dan kemampuan perusahaan

• Kemudahan dalam mencapai hasil