BAB 5
PERENCANAAN PROYEK
Keberhasilan manajemen proyek
ditentukan antara lain oleh ketepatan memilih bentuk organisasi, memilih
pimpinan yang cakap dan pembentukan tim proyek yang terintegrasi dan
terorganisasi. Tetapi itu saja tidak cukup karena ada hal lain yang cukup
serius untuk diperhatikan, yaitu apa yang harus dikerjakan oleh tim proyek dan manajer
proyek.
Alasan-alasan berikut mendasari
perlunya perencanaan proyek:
1. Untuk menghilangkan atau
mengurangi ketidakpastian
2. Untuk memperbaiki efisiensi operasi
3. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek
2. Untuk memperbaiki efisiensi operasi
3. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang tujuan proyek
4. Untuk memberikan dasar bagi
pekerjaan monitoring dan pengendalian
Yang menjadi lingkup pekerjaan
selama proses perencanaan dan pengendalian proyek adalah:
1. Sebelum proyek mulai (dan selama
tahap konsepsi dan pendefinisan), sebuah rencana dipersiapkan untuk menentukan
tujuan proyek, tugas-tugas yang akan dikerjakan, jadwal, dan anggaran.
2. Selama proyek (dalam tahap
akuisisi) rencana yang telah dibuat dibandingkan dengan performansi, waktu, dan
biaya yang sebenarnya terjadi (aktual).
3. Jika ada perbedaan antara yang
direncanakan dan yang terjadi sebenarnya, tindakan koreksi perlu dilakukan, dan
estimasi biaya dan waktu bisa diperbarui.
Tahap-tahap
Perencanaan Proyek
Tahap-tahap perencanaan proyek meliputi:
1. Penentuan tujuan proyek dan
kebutuhan-kebutuhannya. Dalam hal ini perlu ditentukan hasil akhir proyek,
waktu, biaya dan performansi yang ditargetkan.
2. Pekerjaan-pekerjaan apa saja
yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek haruslah diuraikan dan didaftar.
3. Organisasi proyek dirancang
untuk menentukan departemen-departemen yang ada, subkontraktor yang diperlukan
dan manajer-manajer yang bertanggungjawab terhadap aktivitas pekerjaan yang ada.
4. Jadwal untuk setiap aktivitas pekerjaan
dibuat, yang memperlihatkan waktu tiap aktivitas, waktu mulai dan batas selesai
serta milestone.
5. Sebuah rencana anggaran dan
sumberdaya yang dibutuhkan dipersiapkan.
6. Estimasi mengenai waktu, biaya
dan performansi penyelesaian proyek.
Permasalahan-permasalahan biasanya
akan muncul dalam tahap perencanaan ini, yaitu antara lain:
•
Tujuan
dan sasaran proyek tidak bisa disetujui oleh semua pihak.
•
Tujuan
proyek terlalu kaku sehingga kurang bisa mengakomodasi perubahan-perubahan.
•
Tidak
cukup untuk menentukan tujuan secara baik.
•
Tujuan
tidak cukup terkuantifikasi atau terukur.
Rencana
Induk Proyek
Rencana induk proyek berisi:
1. Deskripsi Proyek
Bagian ini berisi deskripsi singkat
mengenai asal-usul dan latar belakang lahirnya proyek.
2. Manajemen dan Organisasi
Bagian ini berisi ringkasan
mengenai organisasi dan personel yang dibutuhkan. Isinya meliputi: Manajemen
proyek dan organisasi; Kebutuhan orang; Training dan pengembangan.
3. Bagian Teknis
Ringkasan mengenai aktivitas utama
proyek, waktu dan biaya. Termasuk dalam bagian ini adalah: Rincian pekerjaan (statement of work); Jadwal proyek; Anggaran
dan dukungan keuangan; Testing; Dokumentasi;
Implementasi; Rencana peninjauan pekerjaan; dan Justifikasi ekonomi.
Banyak metode yang digunakan dalam
perencanaan, beberapa diantaranya adalah:
1. Work Breakdown Structure (WBS)
WBS adalah kegiatan menguraikan
pekerjaan proyek menjadi pekerjaan-pekerjaan kecil yang secara operasional
mudah dilaksanakan serta mudah diestimasi biaya dan waktu pelaksanaannya.
2. Matriks tanggungjawab
Digunakan untuk menentukan organisasi
proyek, orang-orang kunci, dan tanggungjawabnya.
3. Gantt Charts
Digunakan untuk menunjukkan jadwal
induk proyek, dan jadwal pekerjaan secara detail.
4. Jaringan kerja (network)
Digunakan untuk memperlihatkan
urutan pekerjaan, kapan dimulai, kapan selesai, dan kapan proyek secara
keseluruhan selesai.
Pendefinisian
Pekerjaan
Tujuan proyek perlu diterjemahkan
secara lebih operasional, sehingga memungkinkan untuk menentukan elemen-elemen
pekerjaan secara detail untuk mencapai tujuan tersebut. Perlu didefinisikan
pekerjaan-pekerjaan yang ada dan bagaimana hubungan antar pekerjaan itu.
Work
Breakdown Structure
Pemecahan ini akan memudahkan
pembuatan jadwal proyek dan estimasi ongkos serta menentukan siapa yang harus
bertanggungjawab. WBS mempunyai kegunaan yang besar dalam perencanaan dan pengendalian
proyek. Setidaknya ada tiga manfaat utama:
1. Selama analisis WBS, manajer
fungsional dan personel lain yang akan mengerjakannya diidentifikasikan
sekaligus terlibat.
2. WBS akan menjadi dasar
penganggaran dan penjadwalan.
3. WBS menjadi alat kontrol
pelaksanaan proyek.
Sesudah proyek dipecah-pecah dalam
paket pekerjaan yang operasional, perlu ditentukan unit organisasi mana yang
bertanggungjawab terhadap pekerjaan tersebut. Untuk itu perlu dibuat integrasi
antara WBS dan organisasi proyek.
Matriks
Tanggungjawab
Di sini diperlihatkan hubungan
antara pekerjaan dan orang yang bertanggungjawab langsung terhadap pekerjaan tersebut.
Kolom matriks menunjukkan orang
yang bertanggungjawab dan dari bagian apa dalam organisasi proyek, sedangkan
baris matriks menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam proyek.
Dengan matriks ini lebih mudah
dilihat apakah masih ada pekerjaan yang terlewati (tanpa penanggung jawab). Selain
itu, juga bisa digunakan untuk proses pengendalian.
EmoticonEmoticon