BAB 9
PENGENDALIAN PROYEK
Di dalam pelaksanaan proyek,
sebelum proyek selesai, sudah ada proses pengendalian. Jadi, pengendalian
dilakukan seiring pelaksanaan proyek. Pengendalian dilakukan agar proyek tetap
berjalan dalam batas waktu, biaya dan performansi yang ditetapkan dalam
rencana.
Ada beberapa perbedaan antara
perencanaan dan pengendalian:
Perencanaan berkonsentrasi
pada:
penetapan arah dan tujuan
•
pengalokasian
sumberdaya
•
pengantisipasian
masalah
•
pemberian
motivasi kepada para partisipan untuk mencapai tujuan
Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada:
•
pengendalian
pekerjaan ke arah tujuan
•
penggunaan
secara efektif sumberdaya yang ada
•
perbaikanjkoreksi
masalah
• pemberian
imbalan pencapaian tujuan
Langkah-langkah
dalam Pengendalian
Secara umum ada tiga langkah pokok
dalam proses pengendalian, yaitu:
1. Menentukan standar performansi
sesuatu yang akan dikendalikan.
2. Membandingkan antara performansi
aktual dan performansi standar hasil pekerjaan dan pengeluaran yang sudah terjadi
dibandingkan dengan jadwal, biaya dan spesifikasi performansi yang
direncanakan.
3. Melakukan tindakan koreksi, bila
performansi aktual secara signifikan menyimpang dari yang direncanakan tindakan
koreksi perlu dilakukan.
Monitoring
lnformasi
Agar proses pengendalian bisa
dilakukan tepat waktu dan efektif perlu adanya informasi yang tersedia mengenai
pekerjaan yang sedang dilakukan. Untuk itu perlu adanya kegiatan mengumpulkan
data dan melaporkan informasi.
Untuk membantu memudahkan
pengendalian proyek perlu dibuat suatu alat bantu yang disebut dengan Project
Cost Accounting System. PCAS
adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau terkomputerisasi yang
memungkinkan dilakukannya perencanaan, pelacakan, dan pengendalian biaya
proyek.
Terdapat yang namanya Sistem Informasi Manajemen Proyek yang
diharapkan mampu:
1. Menyediakan informasi yang perlu
untuk melakukan perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen.
2. Memisahkan data dari sistem
informasi komputer yang lain ke dalam database proyek.
3. Mengintegrasikan pekerjaan,
biaya, tenaga kerja dan informasi jadwal untuk menghasilkan perencanaan,
pengendalian dan laporan ringkas untuk manajer proyek, orang-orang fungsional
dan pihak manajemen yang lebih tinggi.
Pengendalian
Internal dan Eksternal
Ada dua macam pengendalian dalam
proyek ditinjau dari tempat asalnya: pengendalian
internal (didasarkan pada standar yang berasal dari sistem kontraktornya) dan pengendalian eksternal (didasarkan
pada prosedur tambahan yang ditetapkan oleh pihak klien atau user).
Pengendalian
Biaya Tradisional
Dalam pengendalian biaya
tradisional, pengukuran performansi pekerjaan didasarkan pada perbandingan
biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual. Pembandingan ini lebih populer
dengan istilah Analisis Variansi. Pendekatan
baru yang memadukan informasi biaya dan kemajuan pekerjaan sering dinamakan
dengan earned value.
Ada proses-proses tertentu yang
perlu dilakukan untuk melakukan pengendalian dalam manajemen proyek. Proses
tersebut terdiri dari: Otorisasi
Pekerjaan dan Pengumpulan Data.
Di dalam otorisasi pekerjaan
terdapat perintah kerja (work order)
yang memuat:
•
Pernyataan
pekerjaan (statement of work)
•
Anggaran
berjalan untuk jam kerja langsung, material dan biaya langsung yang lain
•
Jadwal,
kejadian penting, dan hubungan dengan paket kerja yang lain
•
Posisi
pekerjaan yang bersangkutan dalam WBS
•
Spesifikasi
dan kebutuhan-kebutuhan
•
Tanda
tangan pemberi wewenang dan penerima tanggungjawab.
Analisis
Performansi
Ada bermacam-macam variabel yang
bisa digunakan untuk mengevaluasi performansi proyek pada saat tertentu.
Variabel-variabel itu adalah:
1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), yaitu variabel yang
menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan untuk
suatu periode tertentu dan ditetapkan dalam anggaran.
2. ACWP (Actual Cost of Work Performed), variabel yang menyatakan pengeluaran
aktual dari. pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu.
3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), variabel yang menyatakan jumlah
biaya yang dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan.
Dari ketiga besaran BCWS, BCWP, dan
ACWP dapat diperoleh besaran lain. Besaran-besaran itu adalah:
1. Cost Variance (CV) = BCWP
– ACWP
2. Schedule Variance (SV) = BCWP
– BCWS
3. Time Variance (TV) = SD – BCSD
3. Time Variance (TV) = SD – BCSD
Terdapat ukuran yang bisa dipakai
untuk melihat performansi proyek, yaitu:
1. Cost Performance Index (CPI = BCWP / ACWP)
Indeks ini merupakan perbandingan
antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual.
2. Schedule Performance Index (SPI
= BCWP / BCWS)
Indeks ini merupakan perbandingan
biaya dari pekerjaan yang telah dilaksanakan dengan biaya dari pekerjaan yang
dijadwalkan.
Perkiraan
Biaya Untuk Menyelesaikan Proyek
Sesudah dibuat laporan status
proyek pada waktu tertentu, bisa dibuat perkiraan biaya untuk menyelesaikan
proyek dan biaya tersisa sampai proyek selesai. Untuk itu perlu didefinisikan beberapa
istilah dan nilainya:
a. Anggaran yang tersisa untuk
menyelesaikan proyek = Biaya total - biaya yang sudah terpakai atau Anggaran yang tersisa = BAC – BCWP. BAC: Budgeted cost at completion
(biaya yang dianggarkan pada saat proyek selesai).
Sedangkan perkiraan biaya untuk
pekerjaan tersisa = anggaran tersisa / indeks performansi biaya atau FCTC = (BAC - BCWP) / CPI. FCTC: Forecasted
cost to complete. Besarnya BAC sama dengan BCWS pada saat proyek
ditargetkan selesai.
b. Perkiraan total biaya proyek =
biaya yang sudah dihabiskan + perkiraan biaya
untuk pekerjaan tersisa atau EAC = ACWP + FCTC. EAC: Estimated at completion (perkiraan total
biaya proyek).
Tindakan
Perbaikan dan Pengendalian Perubahan
Jika hasil pelaksanaan proyek
menyimpang jauh dari rencana, maka rencana harus diubah untuk
menyelesaikan pekerjaan proyek yang
tersisa. Perubahan rencana bisa berupa pengubahan pekerjaan, menambah personel,
dan merubah jadwal, biaya maupun performansi. Perubahan performansi bisa
meliputi perubahan spesifikasi, kalau perlu mengorbankan performansi untuk
memenuhi batasan biaya dan jadwal yang tersedia.
Masalah-masalah yang terjadi
menyebabkan harus dilakukan perubahan. Masalah bisa berupa
pembengkakan biaya, semangat kerja
turun, dan hubungan yang kurang baik antara manajer fungsional, manajer proyek,
dan klien. Biasanya perubahan rancangan untuk satu bagian atau komponen akan
mempengaruhi rancangan untuk bagian lain yang berhubungan.
Masalah-Masalah
yang Dihadapi dalam Perusahaan
Ada beberapa masalah yang biasa
dihadapi dalam pengendalian proyek, yaitu:
1. Hanya menekankan satu faktor
sementara faktor yang lain diabaikan.
2. Prosedur
pengendalian tidak bisa diterima.3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat.
4. Para manajer terlibat dalam beberapa proyek.
5. Kesalahan pelaporan dan mekanisme akuntansi.
6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial, percaya bahwa masalah-masalah akan terselesaikan dengan berjalannya waktu.
EmoticonEmoticon