BAB 3
ORGANISASI PROYEK
Suatu perusahaan jika berhasil maka
cenderung berkembang, menambah sumberdaya dan orang, lalu mengembangkan
struktur organisasinya. Secara umum terdapat beberapa dasar penyusunan struktur
organisasi, yakni: Berdasarkan produk; Berdasarkan lokasi; Berdasarkan proses; Berdasarkan
pelanggan; dan Berdasarkan Fungsi.
Organisasi
Fungsional
Organisasi fungsional membagi
departemennya berdasarkan fungsi-fungsi yang dilakukan bagian yang ada. Di sini
kita mengenal fungsi pemasaran, fungsi personalia, fungsi produksi, fungsi
keuangan dan sebagainya, bergantung pada kebutuhan perusahaan untuk menangani
pekerjaannya.
Keuntungan Organisasi Fungsional:
1. Adanya fleksibilitas yang tinggi
dalam penggunaan staf / karyawan.
2. Orang-orang dengan keahlian
tertentu bisa ditugaskan dibanyak proyek yang berbeda.
3. Orang-orang dengan keahlian yang
berbeda dapat dikelompokkan dalam satu grup untuk berbagi pengetahuan dan
pengalaman.
4. Divisi fungsional yang
bersangkutan bisa jadi basis bagi kelangsungan teknologi bila para personel
keluar dari proyek atau organisasi induk.
5. Divisi fungsional mempunyai
jalur-jalur karir bagi mereka yang mempunyai keahlian tertentu.
Kekurangan Organisasi Fungsional:
1. Klien tidak menjadi perhatian
utama dari aktivitas yang dilakukan
orang-orang
yang terlibat proyek.
2. Divisi fungsional cenderung
berorientasi pada aktivitas-aktivitas khusus yang sesuai dengan fungsinya.
3. Kadang-kadang dalam proyek yang
diorganisasi secara fungsional ini tidak ada individu yang diberi tanggung jawab
penuh untuk mengurus proyek.
4. Motivasi orang yang ditugaskan
ke proyek cenderung lemah.
5. Penyusunan organisasi seperti
ini tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek.
Organisasi
Proyek Murni
Proyek terpisah dari organisasi
induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri,
administrasi yang terpisah, dan ikatan dengan organisasi induk berupa laporan
kemajuan atau kegagalan secara periodik mengenai proyek.
Kelebihan Organisasi Proyek Murni:
1. Manajer proyek mempunyai
wewenang penuh untuk mengelola proyek.
2. Semua anggota tim proyek secara
langsung bertanggung jawab terhadap manajer proyek.
3. Rantai komunikasi menjadi
pendek, yakni antara manajer proyek dengan eksekutif secara langsung.
4. Bila ada proyek yang sejenis
berturut-turut, organisasi bisa memanfaatkan para ahli yang sama sekaligus
melakukan kaderisasi dalam penguasaan teknologi tertentu.
5. Karena kewenangan terpusat,
kemampuan untuk membuat keputusan bisa cepat dilakukan.
6. Adanya kesatuan komando.
7. Bentuk ini cukup simpel sehingga
mudah dilaksanakan.
8. Adanya dukungan secara
menyeluruh terhadap proyek.
Kekurangan Organisasi Proyek Murni:
1. Bila organisasi
induk mempunyai banyak proyek yang harus dikerjakan, biasanya setiap proyek
akan mengusahakan sendiri sumberdaya, sehingga terjadi duplikasi usaha dan
fasilitas.
2.
Struktur
ini akan menambah biaya yang cukup mahal bagi organisasi induk, karena biasanya
akan berdiri sendiri dengan staf yang penuh.
3.
Seringkali
manajer proyek menumpuk sumberdaya secara berlebihan untuk mendapatkan dukungan
teknis dan teknologi sewaktu-waktu diperlukan.
4. Bila proyek selesai akan terjadi
masalah tentang bagaimana nasib pekerja proyek yang ada.
5. Ketidak konsistenan prosedur
bisa sering terjadi dengan memakai alasan " memenuhi permintaan
klien".
Organisasi
Matriks
Dalam rangka menggabungkan
kelebihan-kelebihan yang dipunyai organisasi fungsional dan organisasi proyek
murni dan menghindarkan kekurangan-kekurangan yang ada, maka dikembangkan
bentuk organisasi yang dikenal dengan organisasi matriks. Organisasi matriks
adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional pada
organisasi induk.
Kelebihan Organisasi Matriks:
1. Proyek
mendapatkan perhatian secukupnya.
2.
Karena
organisasi matriks melekat pada unit fungsional organisasi induk maka mudah
untuk mendapatkan orang potensial yang dibutuhkan dari setiap unit fungsional.
3. Tidak ada masalah yang berat
yang akan menyusul berkenaan dengan nasib pekerja proyek jika suatu proyek
selesai.
4. Tanggapan terhadap keinginan
yang diminta oleh klien bisa cepat diberikan seperti dalam organisasi proyek
murni.
5. Dengan manajemen matrik proyek
akan mempunyai akses perwakilan dari divisi administrasi perusahaan induk,
sehingga konsistensinya dengan kebijaksanaan, prosedur dari perusahaan induk
tetap terjaga.
4. Bila ada beberapa proyek yang
bersamaan, organisasi matrik memungkinkan distribusi sumberdaya yang lebih
seimbang untuk mencapai berbagai target dari beberapa proyek yang berbeda-beda.
5.
Pendekatan
holistik terhadap kebutuhan organisasi secara menyeluruh ini memungkinkan
proyek dijadwalkan dan diberi porsi personel untuk mengoptimalkan performansi
organisasi secara menyeluruh dan tidak hanya mengutamakan keberhasilan suatu proyek
dengan mengorbankan proyek yang lain.
Kekurangan Organisasi Matriks:
1. Dalam organisasi proyek murni
jelas bahwa Manajer Proyek adalah sentral pengambilan keputusan yang
berhubungan dengan proyek.
2. Dalam organisasi matrik terdapat
kekuatan yang seimbang antara manajer fungsional dan manajer proyek, sehingga
bila terdapat perintah dari dua manajer ada keraguan perintahmanajer mana yang harus
dipenuhi dahulu, pekerjaan proyek bisa jadi terbengkalai.
3.
Perpindahan
sumberdaya dari satu proyek ke proyek lain dalam rangka memenuhi jadwal proyek
bisa meningkatkan persaingan antar manajer proyek.
4. Manajemen Matrik melanggar
prinsip utama dari manajemen yakni kesatuan komando (unity of command).
Memilih
Bentuk Organisasi Proyek
Kriteria-kriteria yang mendasari
pemilihan bentuk organisasi proyek :
1. Frekuensi adanya proyek baru:
berapa sering suatu perusahaan mendapat proyek dan sejauh mana perusahaan induk
tersebut terlibat dengan aktivitas proyek.
2. Berapa lama proyek berlangsung
3. Ukuran proyek: tingkat pemakaian
tenaga kerja, modal dan sumberdaya yang dibutuhkan. 4. Kompleksitas hubungan:
jumlah bidang fungsional yang terlibat dalam proyek dan bagaimana hubungan
ketergantungannya.
Kriteria-kriteria lain sebagai
pertimbangan pemilihan bentuk organisasi adalah ketidakpastian, keunikan, pentingnya faktor biaya, dan waktu.
Suatu proyek yang mempunyai
kepastian
tinggi dan sedikit risiko, sedangkan faktor biaya dan waktu bukan masalah
penting lebih sesuai dikelola oleh task force. Sedangkan untuk proyek
yang berisiko tinggi dan penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupakan hal yang kritis, lebih
cocok menggunakan organisasi matriks atau organisasi proyek murni.
EmoticonEmoticon